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布置会议场地，应考虑会议的性质及与会人数的多少。

例如在提供信息的会议里，倘若人数众多，则以不设桌子的戏院式安排或是设桌子的教室式安排较为理想。

在解决问题的会议里，酒店会议室，假如人数不多，则最1理想的安排是让每一位与会者均环绕桌子而坐，酒店会议室价格，这样可方便每一个人跟其他的人进行多项沟通。

再如在培训会议里，如人数不多，则可令与会者坐在马蹄型的桌子的外圈，这样不但便于与会者与主1席之间的沟通，而且也便于与会者跟与会者之间的交流。

但若人数众多，则最1好是将与会者分成若干小组，每一小组各聚在同一桌子周围。这种安排的好处在于方便分组讨论及综合讨论。

宴请前的准备  

举办宴会或招待会的一方为主方。主方在举办宴会、招待会之前要做一些必要的准备。

(1)饮食与酒肴的准备

宴会的饮食与酒肴，应依照客人的习惯与爱好区别对待。

(2)确定宴请的目的、名义、对象

宴请的目的多种多样。在与客户谈判过程中，宴请的目的可以是为了双方合作的开始或合作的成功，可以是为了谈判中某环节、某阶段的问题，也可以为是对方到时的接风或离去时的送行，酒店会议室预订，以及向对方表示答谢等。

在与客户谈判时，宴请的名义或对象是依据主客双方身份对等来进行的，通常是以一方主谈人的名义书面邀请对方主谈人及其随从人员。

邀请的范围除谈判人员外，还可以邀请双方的上级领导、地方上的官员及社会名流。范围的大小可视宴请规模和需要来定。    ．

(3)确定宴会的规模

如是小型宴会或平时进餐，应首先请客人点菜或征求客人意见后再点菜。宴请时准备的菜量，应按宴请人数和方式决定。

(4)确定宴请的地点和时间

宴请的地点可视宴请的规模、形式、主方意愿而定。宴请的时间要依谈判的工作安排而定，可事先征询对方意见，千万不要选择对方有重大活动或者有禁忌的日子。

(5)邀请

在正常情况下，邀请时必须发出邀请函或请柬，以表示对对方的重视。主办方所发邀请书的形式视宴请规格而定。对于规模较大的正式宴会或招待会，可以发请柬，以表重视。对于邀请的重要宾客，可在请柬发出之前或之后通过电话询问，以确定能否出席，或在请柬中注明客人回复事项。

(6)订菜

准备宴请的菜单时，应根据宴请的形式和规格及主办方经济条件而定。选择时不应只以主人的爱好为准，要充分考虑主宾的爱好及禁忌，必要时可征询对方意见。如果某位客人有特殊需要，也可单独为其备菜。

会前准备：音响常遇到的问题

　一场成功的会议是由无数个小细节组成的，一整套的流程下来不管是再小的细节如果在会议过程中出现，那都不能称之成功，音响作为各类型会议活动不可或缺，但又那么不起眼的物品很容易被忽略掉。

 　　会议音响工程的特点，会议系统方案的设计决定着音响工程的质量，所以只要认真按照设计和有关的规范进行，正常的施工过程一般不会遇到什么问题。而真正的疑难问题通常是在调试过程中出现的，而且这些疑难问题具有不确定性，解决起来并不容易。但是有经验的音响工程工程师会发现，会议室，只要方案设计没有问题，这些疑难问题通常是由施工环节的疏漏产生的。常见的疑难问题主要有以下几点： 　　

（1）设备外壳有带电现象。所有工作中的音响设备调试时都会遇到外壳部分带电的问题，存在很大的安全隐患，必须彻底1解决。 　　

（2）会议设备安装和设置问题。如果会议音响系统音量不足，在调试时会议音响的音量则始终较小，达不到设计要求的声压级。 　　

（3）声场中发生共振和反馈。由于人为的考虑不周全，这些问题在设计和施工中难免出现，所以应该尽量避免。 　　

（4）会议音响工程经常受到噪音干扰。最根本的需要从施工方面找到原因并解决问题。 　　

（5）灯光失控，不受控制器控制及偶然发生错误动作等。这个问题需要在调试时解决，不然在演出现场发生就不可挽回了。 　　

（6）电脑灯的灯泡经常损坏。如果不是灯泡质量问题，就应从其他方面找到原因。 　　

（7）视频图象不正常。由于会议音响工程中的会议设备较多，音视频传输距离比较长，中间各个环节都有可能造成视频图像质量不好，因此在调试过程中应及时处理。 　　

（8）无线话筒的声音不稳定。由于安装和调试不当，有很多无线话筒在使用中都会遇到一定的问题。在演出现场话筒出现故障将直接影响到演出的质量，因此所有连接的无线话筒都应经过多次调试，以确保在使用时无重大故障出现。

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